의정부시(시장 김동근)는 주요한 정책을 기획하기 전에 실무자와 관리자가 소통을 통해 먼저 명확하고 신속하게 정책 목표를 설정하는 ‘사전회의제’를 도입한다.

사전회의제는 기획 전, 실무자와 해당 사업의 의사결정자인 팀․과․국장이 함께 만나 사업의 방향성을 비롯한 주요 내용을 의논함으로써 높은 업무 능률을 지원하는 제도다.

사전회의제는 민선 8기 정책혁신플랫폼 중 하나인 「일하는 방식 개선 워킹그룹」에서 제안됐다. 의사결정 경로 간 소통이 원활하지 않아 보고 과정에서 취지가 왜곡되거나 같은 내용을 반복해야 하는 비효율성을 개선하기 위해 도입됐다.

의정부시는 우선 총사업비 5억 원 이상 주요 정책사업을 대상으로 사전회의제를 의무 도입해 비교적 큰 예산이 수반되는 사업부터 보고방식 개선을 시도한다. 그리고 사전회의 완료 사업은 보고서 표지에 인증마크를 삽입하도록 해 제도가 시각적 장치를 통해 자연스럽게 문화로 정착될 수 있도록 유도한다.

사전회의제가 정착되면 실무자와 의사결정자 간 원활한 소통을 통해 기획의 목적과 작성 방향을 부담 없이 함께 고민하고 피드백하게 된다. 공감대를 높이고, 불필요한 시간과 에너지 소모는 방지해 업무의 효율성을 크게 높여줄 것으로 기대된다.

안동광 의정부시 부시장은 “첫 단추만 잘 끼워도 일의 효율성을 극대화할 수 있다”며, “사전회의제를 통해 기획 과정에서 실무자와 관리자가 정책 방향을 공유하고, 서로 컨센서스를 이루어 일할 수 있다면, 한정된 시간과 자원을 더욱 효율적으로 사용할 수 있게 될 것이다”고 직원들의 적극적인 참여를 당부했다.